Background Color:
 
Background Pattern:
Reset

Publicaties

 

Drie overheden over online rapportages: van idee tot realisatie

 

Overheden staan voor de uitdaging hun bodemgegevens beter te ontsluiten om aan de vraag van zowel interne als externe partijen te beantwoorden. De gemeenten Eindhoven en Nieuwegein, alsmede de provincie Flevoland zijn de uitdaging aangegaan en hebben besloten hun milieu- en bodeminformatie te ontsluiten voor, onder andere, interne afdelingen, milieu-adviesbureau’s en makelaars/taxateurs. In dit artikel vertellen zij openhartig over hun ervaringen met de automatisering van hun bodeminformatievoorziening.

Bij zowel de twee gemeenten als de provincie heeft het delen van vakinhoudelijke informatie een belangrijke rol gespeeld voor het implementeren van de rapportagemodule. Gegevens die vooral bodemspecialisten en makelaars/taxateurs in hun werkzaamheden ondersteunen.

Bodemspecialisten zijn in dit licht met name gebaat bij informatie die ze kunnen gebruiken bij het doen van vooronderzoeken. Dit type onderzoek is gebonden aan de richtlijn zoals die is vastgelegd in de NEN 5725. Een norm die de werkwijze voor de uitvoering van onder andere het vooronderzoek naar de bodemkwaliteit – voorafgaand aan het feitelijke veld- en laboratoriumonderzoek – voorschrijft. Dit historisch bodemonderzoek moet zo gedetailleerd mogelijk zijn en behelst onder andere analyseresultaten van monsternemingen en reeds bereikte conclusies omtrent de aard en gesteldheid van de bodem. Makelaars en taxateurs daarentegen zijn vooral geïnteresseerd in informatie over aanwezige vervuiling en de wel of niet bestaande noodzaak om een vervolgonderzoek te initiëren. Informatie die van directe invloed is op de waarde van het perceel.

Beide informatiebehoeften zijn bij de drie overheden op verschillende manieren van belang. Zo kreeg de gemeente Eindhoven o.a. door de invoering van de WABO te maken met een verandering van de organisatie om efficiënter te gaan werken en meer expertise in huis te halen. Dit had mede tot gevolg dat een deel van de milieutaken, die tot dan toe door de milieudienst werden uitgevoerd, weer tot het takenpakket van de gemeente gingen behoren.

Daarnaast constateerde de gemeente dat makelaars en taxateurs in toenemende mate de eerder opgevraagde bodemgegevens gingen hergebruiken, waardoor taxaties en hypotheken niet op basis van actuele gegevens werden uitgevoerd dan wel verstrekt. In het verlengde hiervan merkten alle drie de overheden dat diezelfde makelaars en taxateurs zich makkelijk lieten verleiden door de gratis rapporten van het Bodemloket. Een website, die voor het taxeren van panden onvoldoende is toegerust. “Het Bodemloket geeft veelal alleen informatie over locaties waarvoor een beschikking is afgegeven door het bevoegd gezag (meestal de provincie).”, aldus Doesjka ten Klooster, bodemadviseur bij de gemeente Nieuwegein.

 

 “Informatie over (mogelijk) ernstige verontreinigingen op locaties waarvoor nog geen beschikking is afgegeven, alsmede niet ernstig vervuilde locaties heeft het Bodemloket niet.”

Twee trends laten zich zo identificeren: de noodzaak om efficiënter vakinhoudelijke informatie met elkaar te delen en de wens makelaars en taxateurs kosteloos of tegen een geringe vergoeding rapporten op te laten vragen op basis waarvan accurate taxaties gemaakt en hypotheken verleend kunnen worden.

Communicatie, formalisatie en continuïteit

De uitgangssituaties voor de implementatie van de rapportagemodule van Eindhoven, Nieuwegein en de provincie Flevoland waren verschillend: Eindhoven nam de taken op bodemgebied, die voorheen door de milieudienst werden uitgevoerd op zich, Nieuwegein was naast de implementatie van de rapportagemodule bezig een nieuw midoffice systeem[1] uit te rollen en Flevoland had te maken met reorganisaties waarin steeds minder mensen dezelfde hoeveelheid werk moesten verrichten. Toch zijn er drie gemeenschappelijke noemers aan te wijzen waar zij allen mee te maken hebben gekregen tijdens de implementatie van de rapportagemodule. Namelijk de noodzaak om afdelingsoverschrijdend samen te werken, het verkrijgen van formele goedkeuring en de continuering van inhoudelijke en technische kennis om de implementatie en het verdere beheer te waarborgen.

ICT-ers en bodemadviseurs hebben elkaar hard nodig om een werkbare en inhoudelijk correcte rapportagemodule op te leveren. Die samenwerking ging niet altijd over rozen. De gemeente Eindhoven host de applicatie bij zijn leverancier. Om veiligheidsredenen vereist dit een serverconstructie waarbij alle rapportaanvragen op de server van de gemeente binnenkomen en alleen die server de informatie ophaalt op de server van onze leverancier. De afdeling ICT – die de constructie moest realiseren samen met onze internetprovider – hadden moeite de oplossing te doorgronden. Misverstanden tussen de provider en ICT aan de ene en de leverancier en de afdeling Bodem aan de andere kant hebben tot een hoop vertraging geleid.

De tweede gemeenschappelijke noemer is het verkrijgen van formele goedkeuring. “Je kunt veel intern met elkaar afstemmen,” aldus Paul Richters, technisch beleidsmedewerker bodemsanering bij de provincie Flevoland, “maar er komt een moment dat het project formeel afgedekt moet worden om door te kunnen groeien.” Dit ogenblik brak aan met de komst van een nieuw DMS (Document Management Systeem) in 2006, waarna de wens van diverse afdelingen om digitale stukken – zoals juridische documenten, bodemrapporten, besluiten, et cetera – met elkaar te delen steeds groter werd.  


[1] De term midoffice duidt in eerste instantie een organisatorische oplossing aan waarmee de kloof tussen klantgerichte frontoffice- en vakinhoudelijke backoffice-afdelingen wordt overbrugd. In technische zin duidt het op een architectuurpatroon waarin verschillende – in beginsel onafhankelijke – software-functionaliteiten worden geïntegreerd met elkaar om de communicatie tussen frontoffice- en backoffice-afdelingen te versoepelen.

 

Echter, hoe meer afdelingen – met uiteenlopende financiële en vakinhoudelijke belangen – informatie met elkaar moeten gaan delen, hoe moeilijker het wordt overeenstemming te bereiken.

Naast communicatie en een formele afdekking ondervonden de drie overheden dat een vaste bezetting van het ontwikkel- en implementatieteam bij zowel leverancier als gemeente en provincie zich positief op het implementatietraject uitwerkte. De gemiddelde duur van het traject is driekwartjaar, maar om zowel de software als de inhoud bij te houden is ook na de oplevering een blijvende inspanning nodig. “Wij hebben meegemaakt dat onduidelijkheid over het versiebeheer tussen leverancier en opdrachtgever ertoe geleid heeft dat eerdere updates en aanpassingen verloren zijn gegaan.” vertelt functioneel applicatiebeheerder bij de provincie Flevoland, Rob Lisman. “Daarbij mag opgemerkt worden dat continuïteit van bezetting ook bij de provincie op langere termijn een aandachtspunt is. Doordat er nogal eens geschoven wordt met mensen en afdelingen – of mensen een andere baan krijgen – is de kans groot dat reeds verworven inhoudelijke en technische kennis van de rapportagemodule verloren gaat.”

Overleg, consensus en waarborging

Een goed startoverleg is een probaat middel om communicatieperikelen te voorkomen. Doesjka ten Klooster: “Bodemadviseurs spreken nu eenmaal bodemtaal terwijl ICT-ers in bits en bytes denken. Het toelichten van zowel technische als bodeminhoudelijke processen is onontbeerlijk om verder te komen.” Gedegen overleg helpt zowel bij het bespreekbaar maken van problemen die uit deze altijd dreigende babylonische spraakverwarring voortkomen, als met het kennismaken met de andere leden van het projectteam.

Formele goedkeuring speelt zich af op verschillende niveau’s. De provincie is in die zin ambitieus ook informatie die andere afdelingen verzamelen te ontsluiten, maar ook zij zijn klein begonnen. “De interne communicatie verliep vrij moeizaam, omdat iedereen zijn eigen archief bijhield.”, vertelt Paul Richters, “Wij zijn daarom eerst begonnen dat schaduwarchief weg te werken.” Daarna werd duidelijk dat de module vrij gemakkelijk andere gegevens kon presenteren, zoals Flevoland’s historische luchtfoto’s of de asbestkansenkaart van de gemeente Nieuwegein. Dit groeimodel maakt het mogelijk steeds kleine stappen te zetten en houdt de tijdrovende bezigheid van het verkrijgen van formele goedkeuring binnen de perken.

Veel communicatieproblemen en het formeel afdekken van de verdere ontsluiting van gegevens heeft de gemeente Eindhoven onder andere weten te omzeilen door de rapportagemodule niet zelf te hosten. Edith Rutten: “Op die manier hoeven we de rapportagemodule niet zelf technisch te ondersteunen en geen serverruimte vrij te houden. De continuïteit van technische know-how en vakinhoudelijke kennis is zo maximaal veiliggesteld.” Door de rapportagemodule specifiek in te richten voor de informatiebehoefte van makelaars en afdelingen die vooral bodeminformatie nodig hebben, houdt Eindhoven het traject overzichtelijk en de perikelen, die de interne afstemming tussen afdelingen met zich meebrengt, tot een minimum beperkt.

 

Wat er groeit op bloed, zweet en tranen

De gemeenten en de provincie hebben het werken met de opgeleverde rapportagemodule als positief ervaren. “Zowel de klant als de bodemadviseur hebben hetzelfde rapport op het scherm staan waardoor de adviseur veel directer en concreter op vragen in kan gaan.” aldus Paul Richters.

Ook Eindhoven heeft veel positieve reacties gekregen. Edith Rutten: “In het begin werden we nog veel gebeld door makelaars, die de in het rapport gebruikte vaktermen niet begrepen. Maar toen ze eenmaal vertrouwd waren geraakt met de verklarende woordenlijst en de toelichting was men enthousiast over onze dienst.”

In Nieuwegein is men nog druk doende de laatste hand te leggen aan de rapportagemodule. Vooral het groeipotentiaal van de module spreekt erg aan. “De module biedt een enorme vrijheid, die ons inspireert om in de toekomst ook rapporten over andere milieuthema’s zoals luchtkwaliteit en archeologie beschikbaar te stellen.” Vertelt Doesjka ten Klooster.

De drie overheden laten zien dat de implementatie van de rapportagemodule niet altijd eenvoudig is geweest, maar ondanks de hindernissen merkbaar bijgedragen heeft aan de interne en externe bodeminformatievoorziening.

 

Vakblad Bodemkwaliteit

________________________________

Nr. 2

2011

Auteur: Thorvald de Goede

Cases

 

Rapportagesysteem voor de gemeente Nieuwegein

 

Jaarlijks worden er tussen de honderd en tweehonderd aanvragen door de gemeente behandeld.

Samen met Nazca IT Solutions heeft de gemeente Nieuwegein met succes een online rapportagemodule voor het opvragen van bodemgegevens geïmplementeerd.

Lees meer...

Milieu

Rapportagesysteem

 

Steeds meer overheden stellen informatie beschikbaar via het internet. Wilt u snel, overzichtelijk en online deze datastromen toegankelijk maken?

Onze rapportagemodule ondersteunt burgers, makelaars, adviesbureau's en interne gebruikers bij het vergaren van informatie op maat.

Lees meer...

Publicaties

iMobility Challenge Netherlands

 

Op 11 september jongsleden vondt de iMobility Challenge Netherlands plaats. Het event dat het komende jaar nog op verschillende plaatsen in Europa te zien zal zijn werd dit keer door de ANWB en de FIA georganiseerd en stond in het teken van "intelligent technology for smart cities".

De hangaars en landingsbanen van Vliegveld Valkenburg vormden de ideale omgeving voor diverse demonstraties, met name, om bezoekers bewust te maken van de technologische mogelijkheden van nu, die slechts wachten op een toepassing in de praktijk.

Lees meer...

Management

Zaaksysteem

 

Online applicatie voor het beheren en registreren van zaken en processen binnen de organisatie, maar ook organisatie-overstijgend.

Werkprocessen zijn naar wens in te richten en aan te passen, Inclusief doorlooptijden en formulierbeheer.Het systeem is uit te breiden met de Nazca-i Mobiel Handhaven-module.

Lees meer...

Vastgoed

Vastgoedscans

 

Snel en betrouwbaar vastgoedinformatie opvragen? De diverse Vastgoedscans bieden relevante informatie over de omgeving van woonhuis, of ander vastgoedobject.

Als makelaar, taxateur, vastgoedexpert of consument bestelt u eenvoudig via deze website Vastgoedscans over o.a.kadastrale informatie, waardebepaling, mogelijke bodemverontreinigingen, buurtfaciliteiten en bestemmingsplannen.

Lees meer...